控除証明書XMLの印刷方法｜年末調整前の3確認

1．控除証明書XMLを印刷する前に、提出形式を聞く

控除証明書のXMLファイルを紙で提出する場合は、国税庁の「QRコード付証明書等作成システム」でPDFを作成して印刷します。XMLは証明内容を記録するデータの形式です。ファイルを開いた画面の文字列を、そのまま印刷する手順ではありません。スマートフォンは推奨環境外です。今夜スマホで開けなくても、証明書を受け取れていないと決める必要はありません。

先に勤務先へ確認するのは、「控除証明書は紙で出すのか、電子データで出すのか」です。電子データで受け付ける場合は、勤務先が指定する提出方法を聞きます。印刷を始めてから不要と分かると、パソコンやプリンタを用意した時間が戻りません。紙提出と案内されている方が、ここからの手順を使います。

私は、返済に余裕がないときほど、手続きの順番にお金をかけない方がよいと考えます。印刷のために機器を買うより先に、提出形式を一つ確かめる。この順番は変えません。給与担当へ聞く一文は、「電子交付のXMLを持っています。御社ではどの形式で提出しますか」で足ります。提出期限も同じメモに残してください。

この記事は印刷の段取りに絞ります。控除額を記入する欄で止まった場合は、保険料控除申告書の書き方を確認してください。書類を紙にできることと、控除を受けられることは別です。個別の適用や計算は、勤務先の給与担当、税務署、税理士へ確認します。

国税庁のシステム案内には、令和8年10月以降提出用の住宅借入金等特別控除証明書も掲載されています。2026年の年末調整を前に、今年受け取ったデータと案内を確かめる時期です。ただし、すべての人が住宅ローン関係の証明書を同じ方法で受け取るわけではありません。取得方法から迷う場合は、住宅ローン控除の調書方式と証明書方式も参照してください。

2．パソコンの推奨環境と事前準備を確かめる

国税庁の「推奨環境等」は、動作を確認した環境を示すページです。スマートフォンは推奨環境外で、使用できないおそれがあると案内されています。スマホの画面を横にしたり、同じファイルを何度も開いたりして解決するとは限りません。紙にする作業は、利用できるパソコンの環境確認から始めます。

確認するのは、パソコンのOS、ブラウザ、PDFを閲覧するソフトです。2026年10月25日に確認したWeb案内では、WindowsはWindows 11とMicrosoft EdgeまたはGoogle Chromeが掲載されています。Macには別の組み合わせが示されています。古い説明書の画面だけで判断せず、作業日に国税庁の推奨環境ページを開いて、自分の機器と照合してください。

次に、システム案内の「事前準備セットアップ」を確認します。Windows向けの案内にはセットアップツールとブラウザ拡張機能「e-Tax AP」があります。Mac向けにも案内があります。ブラウザでサイトを開けたことだけでは準備完了とは言えません。職場や家族のパソコンを使う場合、設定変更やインストールをしてよいか、管理する人に確認してください。

必要な準備を先に一覧で見られるのは、この公式案内の良いところです。一方、スマホで書類を受け取れた人にとって、印刷ではパソコンが要るという切り替わりは分かりにくいと私は感じます。だから記事の冒頭で条件を出しました。機器を用意できない場合は、期限前に給与担当へ状況を伝え、発行元にも紙の証明書の取得方法を問い合わせます。

XML自体が手元にない場合は、印刷設定を変えても先に進めません。発行元の案内で取得済みかを確認します。国民年金の証明書をなくした場合には、国民年金控除証明書の再発行を別の手順として整理しています。受け取り直す作業と、受け取ったデータを紙にする作業を分けると、問い合わせ先も決めやすくなります。

3．XMLを読み込み、QRコード付きPDFを印刷する

国税庁の令和8年9月版利用マニュアルは、XMLデータを読み込み、QRコード付証明書等のPDFを作成する流れを示しています。手元にある発行元のデータを使って進めてください。説明ページに置かれたサンプルは、自分の証明書ではありません。ファイル名だけで判断せず、発行元と対象年を確認します。

1. 国税庁のシステム案内から利用画面を開き、「はじめに」の画面から「次へ」へ進みます。
2. 証明書等の選択画面で「参照」を使い、保存したXMLデータを選び、「読み込み」を押します。
3. 読み込み結果で帳票名称とファイル名などを確認し、出力する証明書を選択します。
4. 「表示・印刷」から作成したPDFを開き、氏名、対象年、証明内容が自分の書類と合っているかを確認して印刷します。

国税庁FAQは、QRコード付控除証明書等を、システムが作成したPDFを出力した書面と説明しています。つまり、元のデータ、印刷用PDF、提出する紙は役割が違います。XMLの拡張子を「.pdf」に変える操作では、システムが作る書面にはなりません。元のXMLを編集せず残し、どのデータから印刷したか分かる状態にします。

印刷用紙について、国税庁はA4サイズの普通紙などを推奨しています。印刷倍率は原寸、その他は初期設定という案内です。画面の収まりをよくするために独自に縮小せず、推奨設定に合わせます。印刷後は文字やQRコードが欠けていないかも見てください。プリンタの条件を含む詳細は、出典の「推奨環境等」で確認できます。

システムの画面を戻る際には、ブラウザの戻るボタンではなく、画面内のボタンを使います。国税庁は、ブラウザの戻る・進む・更新で入力内容が消えるおそれを案内しています。うまく進まないときは繰り返し押さず、どの画面で、どの操作の後に止まったかを控えます。エラーの文言は、個人情報を伏せたうえで問い合わせに使えます。

印刷で止まった箇所と、返済の不足を別々に残す

控除証明書の印刷が終わっても、勤務先への提出まで終わったことにはなりません。指定された申告書や提出方法と合わせて、受付の状況を確認します。給与への反映額や時期も、印刷した日から決まるものではありません。まだ回答を得ていない還付を、次の住宅ローン返済に使えるお金として先に数えないでください。

今夜のメモは、「紙提出か未確認」「XMLは取得済み」「パソコン準備は未着手」のように、終わったことと残ったことを分けます。明日聞く相手が給与担当なのか、発行元なのか、システムのヘルプデスクなのかも添えます。証明書そのものを不動産会社へ送る必要はありません。契約番号や金額を含むデータは、提出先の指定に沿って扱います。

私は手順を短くしたい一方で、パソコンを持たない方に「準備してください」とだけ書いて終えてよいのか迷います。だから、紙の取得方法を発行元へ聞く道も残します。今夜すべてを終えることより、何が足りず、誰の回答が要るかを一行にする。それなら、スマホで読んでいる今の時間にもできます。

返済資金が足りない場合は、印刷の解決を待たずに借入先への相談も準備します。住宅ローン返済相談の準備では、返済日や収支を整理する項目を示しています。税の手続きの質問と返済の相談は、相手が違います。私は、書類が一枚仕上がらないことを、家の選択肢がなくなったことへ結び付けません。先に順番を整えます。